Управление документооборотом (ECM)
Управление документооборотом (ECM)
Прозрачная и понятная структура, четкое распределение обязанностей и порядок – важная составляющая успешного бизнеса. Выстроенная система, где каждый работает, как важный элемент целостного механизма – признак того, что компания двигается в правильном направлении своего развития. Но порядок – это не только когда все сотрудники на своем месте. Важной составляющей любого управленческого процесса есть контроль, хранение и эффективная система документооборота. Компания – это не только люди, это также информация. Это много информации: общедоступная, ценная информация, конфиденциальная информация, защищенная информация, структурированная информация.
Существует стереотипное восприятие информации как определенного набора каких-либо связанных с деятельностью той или иной компании документов, хранящихся в компании где-то в одном месте и, при необходимости, используются, редактируются, отправляются, добавляются новые. На самом деле управление документооборотом — это сложная система организации единого и целостного информационного пространства компании.
Зачем нужна компании единая система документооборота?
- Для создания необходимых условий и максимального удобства работы с различными документами, настройки необходимых разноуровневых доступов и максимальной безопасности при работе с информацией;
- Для предоставления возможностей совместной работы с документами и ведения коммуникации с использованием самых разных каналов связи;
- Для создания единой интеграции, как со всеми внутренними, так и внешними сервисами обмена документами;
- Для возможности систематизации, структуризации, архивирования и хранения в электронном виде всех необходимых данных;
- Для создания необходимых технических возможностей для обеспечения удобной работы с контентом через мобильные устройства.
Система управления контентом (ECM) через систему приложений позволяет управлять всеми возможными видами корпоративного контента, и, как следствие, бизнес-процессами компании. Когда речь идет о внедрении CRM для компании, мы всегда акцентируем внимание на том, что создание системы документооборота в компании имеет не меньшее значение, чем автоматизация процесса продаж, поскольку только целостная система автоматизации всех процессов в компании способна преодолеть препятствия на пути к ее успешному развитию.
Какие основные задачи решает система управления документооборотом?
- Сохранение, быстрый и удобный поиск необходимых документов, находящихся в надежном и защищенном месте от потенциальных отрицательных внешних воздействий;
- Стандартизация и построение алгоритма совместной работы над документами в соответствии со стандартами и правилами компании;
- Создание комфортной зоны коммуникации в компании для улучшения и ускорения взаимодействия между сотрудниками, а также роста эффективности как каждого конкретного сотрудника, так и команды в целом.
Актуальность внедрения системы управления документооборотом растет с каждым годом пропорционально постепенному уменьшению удельного веса печатной документации и переходу на электронный документооборот. Мы, команда сертифицированных специалистов CRM Solutions, предлагаем бизнесу гибкие и эффективные решения для работы со всеми видами документации компании. Наши решения могут быть неэффективными для любой компании только в одном случае, когда они не будут внедрены. Будущее успешного бизнеса – это максимальная оптимизация и автоматизация всех процессов в компании. Наши решения – это фундамент успешной компании