Управління документообігом (ECM)
Управління документообігом (ECM)
Прозора та зрозуміла структура, чіткий розподіл обов’язків та порядок — важлива складова успішного бізнесу. Вибудована система, де кожен працює, як важливий елемент цілісного механізму — ознака того, що компанія рухається в правильному напрямку свого розвитку. Але порядок — це не тільки коли всі співробітники на своєму місці. Важливою складовою будь-якого управлінського процесу є контроль, зберігання та ефективна система документообігу. Компанія — це не тільки люди, це також інформація. Це багато інформації: загальнодоступна інформація, цінна інформація, конфіденційна інформація, захищена інформація, структурована інформація.
Існує стереотипне сприйняття інформації, як певного набору якихось пов’язаних з діяльністю тієї чи іншої компанії документів, що зберігаються в компанії десь в одному місці і, за потреби, використовуються, редагуються, відправляються, додаються нові. Насправді, управління документообігом — це складна система організації єдиного та цілісного інформаційного простору компанії.
Навіщо потрібна компанії єдина система документообігу?
- Для створення необхідних умов та максимальної зручності роботи з різними документами, налагодження необхідних різнорівневих доступів та отримання максимальної безпеки при роботі з інформацією;
- Для надання можливостей спільної роботи з документами та ведення комунікації з використанням найрізноманітніших каналів зв’язку;
- Для створення єдиної інтеграції, як із всіма внутрішніми, так і з зовнішніми сервісами обміну документами;
- Для можливості систематизації, структуризації, архівування та збереження в електронному вигляді всіх необхідних даних;
- Для створення необхідних технічних можливостей задля забезпечення комфортної роботи з контентом через мобільні пристрої.
Система управління контентом (ECM) через систему додатків надає можливість управляти всіма можливими видами корпоративного контенту, і, як наслідок, бізнес-процесами компанії. Коли йде мова про впровадження CRM для компанії, то ми завжди акцентуємо увагу на тому, що створення системи документообігу в компанії має не менше значення, ніж автоматизація процесу продажів, оскільки тільки цілісна система автоматизації всіх процесів в компанії здатна подолати перешкоди на шляху до її успішного розвитку.
Які основні завдання вирішує система управління документообігом?
- Збереження, швидкий і зручний пошук необхідних документів, які знаходяться в надійному та захищеному від потенційних негативних зовнішніх впливів;
- Стандартизація та побудова алгоритму спільної роботи над документами у відповідності до стандартів та правил компанії;
- Створення комфортної зони комунікації в компанії для покращення та прискорення взаємодії між співробітниками, а також росту ефективності, як кожного конкретного співробітника, так і команди в цілому.
Актуальність впровадження системи управління документообігом зростає з кожним роком пропорційно до поступового зменшення питомої ваги друкованої документації та переходом на електронний документообіг. Ми, команда сертифікованих спеціалістів CRM Solutions, пропонуємо бізнесу гнучкі та ефективні рішення для роботи з усіма видами документації в компанії. Наші рішення можуть бути неефективними для будь-якої компанії тільки в одному випадку — коли вони не будуть впроваджені. Майбутнє успішного бізнесу — це максимальна оптимізація та автоматизація всіх процесів в компанії. Наші рішення — це фундамент успішної компанії.