Как подготовить компанию к внедрению электронного документооборота
В эпоху стремительной цифровизации бизнеса электронный документооборот становится важным элементом ключевых бизнес-процессов, позволяющим снижать издержки, повышать эффективность работы и оптимизировать внутренние процессы. Переход от традиционного бумажного документооборота к электронному — это уже не модный тренд, а необходимость для каждой компании, которая хочет оставаться конкурентоспособной.
Согласно международным исследованиям, внедрение электронного документооборота в бизнесе может сократить затраты на бумажные носители информации на 60–80%, а время на обработку и согласование документов уменьшается до 40%. Это указывает на огромный потенциал, который автоматизация документооборота открывает для бизнеса. Нужна ли какая-то подготовка к переходу на электронный документооборот? Чтобы переход на электронный документооборот прошёл максимально гладко для компании, важно придерживаться основных шагов.
Оценка текущего состояния документооборота в компании
Перед внедрением электронного документооборота важно провести оценку текущего состояния внутренних процессов, связанных с бумажными документами. Это поможет понять, какие документы используются чаще всего, где возникают задержки в процессах и где могут возникнуть трудности при переходе на электронный формат.
Что стоит проанализировать:
- Какие документы компания использует чаще всего?
- Какие бизнес-процессы, связанные с документацией, являются наименее эффективными?
- Существуют ли уже электронные системы управления документами и есть ли возможность интегрировать их с новой системой электронного документооборота?
Согласно статистическим данным, до 70% компаний, внедривших электронный документооборот, отметили значительное улучшение в эффективности управления документами.
Выбор платформы для электронного документооборота
Одним из ключевых этапов является выбор платформы для электронного документооборота. Важно выбрать такую систему, которая будет соответствовать потребностям бизнеса, обеспечит интеграцию с другими используемыми программами и удовлетворит требованиям безопасности.
На что обратить внимание при выборе платформы:
- Платформа должна поддерживать интеграцию с уже используемыми в компании системами, такими как CRM, ERP и другими программами для управления бизнес-процессами;
- Если вашему бизнесу необходима мобильность, стоит выбирать облачные решения для хранения и обработки документов;
- Выбранная платформа должна обеспечивать надлежащий уровень безопасности.
Согласно исследованиям компании Progresia, для более чем 60% компаний, выбирающих решение Progresia.ECM для управления документооборотом, критически важным является наличие облачных инструментов для управления документами, поскольку это обеспечивает большую гибкость и доступность для сотрудников, работающих удалённо.
Юридические аспекты электронного документооборота
Одним из важных этапов перехода на электронный документооборот является обеспечение юридической легитимности электронных документов. В Украине действует законодательство, которое регулирует использование электронных подписей и электронных документов.
Основные юридические аспекты:
- Необходимо обеспечить использование электронной подписи для подписания документов, что придаёт им юридическую силу;
- Все электронные документы должны храниться в соответствии с требованиями законодательства по хранению и архивированию документов.
Согласно национальной статистике, более 80% компаний, внедряющих электронный документооборот, используют электронную подпись для повышения юридической значимости документов.
Обучение персонала
Одним из важнейших аспектов внедрения электронного документооборота является обучение сотрудников.
Вопросы, которые необходимо охватить в обучении:
- Как создавать, подписывать и отправлять электронные документы?
- Как хранить и архивировать документы в электронной системе?
- Как работать с системами безопасности для защиты документов?
Согласно статистическим данным компании Progresia, для более чем 70% успешных проектов по внедрению коробочного решения для управления документооборотом Progresia.ECM обучение пользователей сыграло ключевую роль.
Обеспечение безопасности и защиты данных
Безопасность данных — одна из важнейших задач, которую необходимо решить при переходе на электронный документооборот. Выбор системы, обеспечивающей достаточный уровень безопасности, — важный этап в защите и сохранении ценной корпоративной информации.
Основные элементы безопасности:
- Шифрование данных;
- Многофакторная аутентификация;
- Регулярное создание резервных копий.
Согласно статистике, до 70% компаний, использующих электронный документооборот, отмечают значительное сокращение расходов на безопасность благодаря применению надёжных облачных решений.
Постоянное совершенствование и адаптация
Внедрение электронного документооборота — это не конечный этап, а непрерывный процесс. После начального запуска важно постоянно улучшать процессы и адаптировать их к новым технологиям и требованиям законодательства.
Ключевые аспекты для адаптации:
● Обновление системы для интеграции с новыми инструментами;
● Поддержка в случае изменений в законодательстве;
● Соответствие новым технологическим стандартам.
Статистика показывает, что для более чем 63% компаний, использующих систему электронного документооборота, важным является постоянное обновление и улучшение платформы для максимального использования новых возможностей.
Внедрение электронного документооборота — критически важный шаг на пути цифровизации бизнеса. Это не только снижает издержки, но и значительно повышает эффективность работы, уменьшает количество ошибок и ускоряет обработку документации. Однако, чтобы переход на электронный документооборот был успешным, компаниям необходимо тщательно подготовиться, выбрать правильную платформу, обучить персонал и обеспечить должный уровень безопасности.