Як підготувати компанію до впровадження електронного документообігу
У часи швидкої цифровізації бізнесу електронний документообіг стає важливим елементом основних бізнес-процесів, який дозволяє знижувати витрати, підвищувати ефективність роботи та оптимізувати внутрішні процеси. Перехід від традиційного паперового документообігу до електронного — це вже не модний тренд, а необхідність для кожної компанії, яка хоче залишатися конкурентоспроможною.
За даними міжнародних досліджень, впровадження електронного документообігу в бізнесі може скоротити витрати на паперові носії інформації на 60-80%, а час на обробку та погодження документів зменшується до 40%. Це вказує на величезний потенціал, який дає бізнесу автоматизація документообігу. Чи потрібна якась підготовка до переходу на електронний документообіг? Щоб перехід на електронний документообіг був максимально гладким для компанії, важливо дотримуватись основних кроків.
Оцінка поточного стану документообігу в компанії
Перед впровадженням електронного документообігу важливою є оцінка поточного стану внутрішніх процесів, які стосуються паперових документів. Це допоможе зрозуміти, які саме документи використовуються найчастіше, де є затримки у процесах, і де можуть виникнути труднощі під час переходу на електронний документообіг.
Що варто проаналізувати:
- Які документи компанія використовує найбільше?
- Які бізнес-процеси з документацією є найменш ефективними?
- Чи вже існують електронні системи для управління документами, і чи є можливість інтегрувати їх в нову систему електронного документообігу?
Згідно зі статистичними даними, до 70% компаній, які впровадили електронний документообіг, відзначили значне покращення в ефективності управління документами.
Вибір платформи для електронного документообігу
Одним із ключових етапів є вибір платформи для електронного документообігу. Важливо обрати таку систему, яка відповідатиме потребам бізнесу, забезпечить інтеграцію з іншими використовуваними програмами та відповідає вимогам безпеки.
На що звернути увагу при виборі платформи:
- Платформа повинна підтримувати інтеграцію з уже використовуваними в компанії системами, такими як CRM, ERP та іншими програмами для управління бізнес-процесами;
- Якщо ваш бізнес потребує мобільності, варто обирати хмарні рішення для зберігання та обробки документів;
- Вибрана платформа повинна гарантувати належний рівень безпеки.
За даними досліджень компанії Progresia, для більш ніж 60% компаній, які обирають рішення Progresia.ECM для управління документообігом, критично важливим є наявність хмарних рішень для управління документами, оскільки це забезпечує більшу гнучкість і доступність для співробітників, що працюють віддалено.
Юридичні аспекти електронного документообігу
Одним із важливих етапів переходу на електронний документообіг є забезпечення юридичної легітимності електронних документів. В Україні діє законодавство, яке регулює використання електронних підписів і електронних документів.
Основні юридичні аспекти:
- Необхідно забезпечити використання електронного підпису для підписання документів, що забезпечує їхню юридичну силу;
- Усі електронні документи повинні зберігатися відповідно до вимог законодавства щодо зберігання та архівації документів.
За даними національної статистики, більше 80% компаній, які впроваджують електронний документообіг, використовують електронний підпис для підвищення юридичної сили документів.
Навчання персоналу
Одним із найважливіших аспектів впровадження електронного документообігу є навчання співробітників.
Питання для навчання:
- Як створювати, підписувати і відправляти електронні документи?
- Як зберігати та архівувати документи в електронній системі?
- Як працювати з системами безпеки для захисту документів?
Згідно зі статистичними даними компанії Progresia, для більш ніж 70% успішних проєктів з впровадження коробкового рішення для управління документообігом Progresia.ECM було важливим навчання користувачів.
Гарантування безпеки і захисту даних
Безпека даних є однією з найбільших проблем, яку потрібно вирішити під час переходу на електронний документообіг. Вибір системи, яка надає достатній рівень безпеки, є важливим етапом у забезпеченні збереження та захисту важливих корпоративних даних.
Основні елементи безпеки:
- Шифрування даних;
- Багатофакторна автентифікація;
- Регулярні резервні копії.
Виходячи із даних статистики, до 70% компаній, що використовують електронний документообіг, відзначають значне зменшення витрат на безпеку (завдяки використанню надійних хмарних рішень).
Постійне вдосконалення і адаптація
Впровадження електронного документообігу — це не кінцевий етап, а безперервний процес. Після початкового впровадження важливо постійно вдосконалювати процеси і підлаштовувати їх під нові технології та вимоги законодавства.
Ключові аспекти для адаптації:
- Оновлення системи для інтеграції з новими інструментами;
- Підтримка в разі змін законодавства;
- Відповідність до нових технологічних стандартів.
Статистика свідчить, що для більш ніж 63% компаній, що використовують систему електронного документообігу, важливим є постійне оновлення та покращення своєї платформи для максимального використання нових можливостей.
Впровадження електронного документообігу є критично важливим кроком для цифровізації бізнесу. Це не тільки знижує витрати, але й значно покращує ефективність роботи, зменшує кількість помилок і прискорює обробку документації. Однак, для того, щоб перехід на електронний документообіг був успішним, компаніям необхідно ретельно підготуватися, обрати правильну платформу, навчити персонал і гарантувати належний рівень безпеки.