Що таке електронний документообіг і чому він критично важливий для бізнесу
Одним із ключових елементів, що забезпечує ефективність та безпеку бізнес-процесів є електронний документообіг. Впровадження системи електронного документообігу вже давно стало невід’ємною частиною бізнес-автоматизації, що дозволяє значно знизити витрати, підвищити швидкість обробки інформації та забезпечити надійний контроль за рухом документів.
Що таке електронний документообіг?
Електронний документообіг — це система для обміну, зберігання, обробки та управління документами в електронній формі. Вона дозволяє компаніям відмовитися від паперових документів і перейти до їх цифрових форматів для підвищення ефективності, зручності та зниження витрат на управління документацією.
Система електронного документообігу (СЕД), включає в себе програмне забезпечення для автоматизації всіх етапів документообігу — від створення документа до його зберігання в архіві.
Переваги електронного документообігу для бізнесу
Зниження витрат на паперові носії та зберігання
Перехід до електронного документообігу дозволяє значно знизити витрати на папір, друк, сканування та зберігання фізичних документів. За оцінками експертів, компанії можуть зекономити до 15% своїх ресурсів, замінивши паперові документи на електронні, оскільки це значно зменшує потребу в місці для зберігання та обробки паперів.
Прискорення обробки документів
Автоматизація документообігу дозволяє скоротити час, витрачений на обробку документів. Система електронного документообігу дозволяє автоматично направляти документи до відповідних співробітників і контролювати виконання завдань без необхідності вручну відслідковувати процес.
Покращення контролю та безпеки документів
Однією з найбільших переваг системи електронного документообігу є можливість централізованого зберігання всіх документів в електронному вигляді, що дає можливість забезпечити належний рівень безпеки та конфіденційності. Завдяки автоматичному шифруванню та вбудованим механізмам контролю доступу, система дає змогу забезпечити захист даних від несанкціонованого доступу та втрат.
Зручність доступу та пошуку документів
Цифровізація документообігу дозволяє зберігати документи в електронному архіві, що значно полегшує їхній пошук і доступ до них. За допомогою системи електронного документообігу можна швидко знайти будь-який документ, навіть якщо він був створений багато років тому.
Мобільність та гнучкість
Сучасні системи документообігу підтримують інтеграцію з мобільними пристроями, що дозволяє співробітникам мати доступ до документів з будь-якої точки світу.
Як працює система документообігу?
Система документообігу може включати в себе різноманітні функції, від базового зберігання та пошуку документів до більш складних можливостей для автоматизації обробки документів, інтеграції з іншими бізнес-системами та контролю за виконанням завдань. Зазвичай вона включає кілька основних етапів:
- Створення та реєстрація документа — всі документи автоматично реєструються в системі і отримують унікальний ідентифікатор, що дозволяє відстежувати їхній рух;
- Направлення і погодження — документи можуть автоматично направлятися співробітникам на погодження або виконання завдань, що значно зменшує час, витрачений на їхню передачу між підрозділами;
- Зберігання — усі документи зберігаються в електронному архіві, що дає змогу швидко знаходити потрібну інформацію;
- Виконання завдань — система дозволяє автоматично відстежувати виконання завдань, що допомагає забезпечити контроль за процесами.
Електронний документообіг в Україні
В Україні електронний документообіг активно розвивається, особливо в державних установах та серед бізнес-структур, що прагнуть оптимізувати свої процеси. У 2020 році був запроваджений е-документ як законний електронний документ, що сприяло ще більшому розвитку електронного документообігу. Виходячи з даних статистики, близько 40% компаній в Україні вже впровадили елементи автоматизації документообігу, що свідчить про зростаючий попит на цифровізацію бізнесу.
Як правильно впровадити електронний документообіг?
Процес впровадження системи документообігу в компанії включає кілька етапів:
- Аналіз потреб бізнесу — визначення, які процеси потребують автоматизації;
- Вибір системи документообігу — залежно від потреб та бюджету компанії вибирається відповідна система;
- Навчання співробітників — для ефективного використання нової системи важливо провести навчання для працівників;
- Інтеграція з іншими системами — для максимальної ефективності система документообігу повинна інтегруватися з іншими внутрішніми бізнес-системами.
Progresia.ECM для електронного документообігу
Один із лідерів українського ринку в питаннях автоматизації та оптимізації бізнес-процесів на основі технології Microsoft, компанія Progresia, пропонує коробкове рішення для управління документообігом, яке не тільки буде виконувати всі вищеназвані завдання а і легко інтегрується з CRM системою. Більшість компаній, що користуються рішенням Progresia.ECM, відзначають збільшення продуктивності до 30%. Адже контроль над потоком документів — це не тільки забезпечення порядку, але й один з основних ключів до ефективності.
Електронний документообіг — зростання порядку в обробці, зберіганні та управлінні інформацією. Прозорість та організованість бізнесу — основний елемент його довготривалого успішного розвитку, де електронний документообіг виступає одним із гарантів.