Как система Progresia.ECM помогает оптимизировать документооборот в компании?
Информация - ключевой актив компании. Успешность работы компании в значительной степени зависит от того, насколько эффективно она может управлять своими данными. Многие компании, с целью максимальной эффективности управления своими данными, все чаще используют системы ECM (Enterprise Content Management) - комплексные решения, позволяющие организовать, хранить, обрабатывать и распространять информацию внутри компании. Компания Progresia в своей деятельности руководствуется принципом, который считает аксиомой - «умение управлять документами - ключ к успеху компании», и поэтому предлагает своим клиентам эффективные, надежные и проверенные инструменты для управления документооборотом Progresia.ECM
Что такое Progresia.ECM, и какие задачи она должна выполнять?
Progresia.ECM — это система управления корпоративным контентом, которая охватывает все этапы жизненного цикла любой документации. ECM выполняет следующие основные задачи:
- упорядочение всех видов корпоративных данных;
- обеспечение контролируемого доступа к информации;
- интеграция информации с другими бизнес-системами;
- эффективное использование информации для принятия правильных управленческих решений.
Преимущества Progresia.ECM для бизнеса
- Быстрое создание и удобное хранение документов. Удобная система с понятным интерфейсом дает возможность как оперативно создавать, так и хранить, структурировать, систематизировать документы в соответствии с потребностями. Удобный поиск и сортировка документов дают возможность до 50-70% ускорить поиск документов;
- Автоматизация документооборота. Возможности автоматизированной обработки документов с использованием автоматических оповещений и градацией прав доступа помогает оптимизировать рабочий процесс и до 30% повысить производительность сотрудников;
- Надежная защита информации, которая обеспечивается благодаря современным методам шифрования, контроля доступа к документам, резервному копированию, а также возможностям отслеживания изменений и снижает риск потери документов до 90%;
- Управление версиями документов. Возможность создания и сохранения нескольких версий одного документа с целью эффективного командного взаимодействия и максимальной прозрачности изменений, что дает возможность уменьшить количество ошибок до 70% из-за несинхронности версий документов;
- Большой набор аналитических инструментов. Гибкие инструменты для анализа и отслеживания работы с документами позволяют создавать различные отчеты на основе заданных метрик и минимизировать ошибки при принятии определенных соответствующих управленческих решений. Автоматическая генерация отчетов дает возможность до 30% уменьшить расходы на отчетность;
- Библиотека шаблонов документов упрощает процесс создания новых файлов с помощью готовых шаблонов с заданными настройками, что может сэкономить до 80% времени при создании новых документов;
- Гибкие возможности интеграции с системой CRM дают возможность до 70% уменьшить количество ошибок в работе с документами благодаря автоматизации передачи данных между ECM и CRM;
- Адаптивная мобильная версия и совместный доступ к документам. Возможность комфортной работы с документами с любого устройства позволяет не привязываться к месту работы и повышать эффективность сотрудников за пределами офиса до 45%.
- Внедрение СЭД на базе ECM. Современный бизнес постепенно отказывается от бумажного документооборота не только в пределах компании, но и при взаимодействии с другими компаниями, физическими лицами или институтами. Именно поэтому СЭД (система электронного документооборота) в последние годы резко набирает популярность. Преимуществом здесь является не только экономия ресурсов на бумаге, краске и услугах логистики документов. СЭД предоставляет возможность отслеживать статус документов в реальном времени, что повышает прозрачность процессов до 80%.
Progresia.ECM — это больше, чем эффективный инструмент, это целостная стратегия управления корпоративными знаниями и контентом, что позволяет компаниям повысить свою эффективность, снизить расходы и гарантировать безопасность хранения и быстрого обмена данными.