Як система Progresia.ECM допомагає оптимізувати документообіг у компанії?
Інформація - ключовий актив компанії. Успішність роботи компаніїзначною мірою залежить від того, наскільки ефективно вона може управляти своїми даними. Багато компаній, з метою максимальної ефективності управління своїми даними, дедалі частіше використовує системи ECM (Enterprise Content Management) — комплексні рішення, що дозволяють організувати, зберігати, обробляти і поширювати інформацію всередині компанії. Компанія Progresia у своїй діяльності керується принципом, який вважає аксіомою — “вміння управляти документами — ключ до успіху компанії”, і тому пропонує своїм клієнтам ефективні, надійні та перевірені інструменти для управління документообігом Progresia.ECM.
Що таке Progresia.ECM, та які завдання вона має виконувати?
Progresia.ECM — це система управління корпоративним контентом, яка охоплює всі етапи життєвого циклу будь-якої документації. ECM виконує такі основні завдання:
- впорядкування всіх видів корпоративних даних;
- забезпечення контрольованого доступу до інформації;
- інтеграція інформації з іншими бізнес-системами;
- ефективне використання інформації для прийняття правильних управлінських рішень.
Переваги Progresia.ECM для бізнесу
- Швидке створення та зручне зберігання документів. Зручна система зі зрозумілим інтерфейсом дає можливість як оперативно створювати, так і зберігати, структурувати, систематизувати документи у відповідності до потреб. Зручний пошук та сортування документів дають можливість до 50-70% пришвидшити пошук документів;
- Автоматизація документообігу. Можливості автоматизованої обробки документів з використанням автоматичних сповіщень та градацією прав доступу допомагає оптимізувати робочий процес та до 30% підвищити продуктивність співробітників;
- Надійний захист інформації, що забезпечується завдяки сучасним методам шифрування, контролю доступу до документів, резервному копіюванню, а також можливостям відстеження змін та знижує ризик втрати документів до 90%;
- Управління версіями документів. Можливість створення та збереження декількох версій одного документу з метою ефективної командної взаємодії та максимальної прозорості змін, що дає можливість зменшити кількість помилок до 70% через несинхронність версій документів;
- Великий набір аналітичних інструментів. Гнучкі інструменти для аналізу та відстеження роботи з документами дозволяють створювати різноманітні звіти на основі заданих метрик та мінімізувати помилки при прийнятті певних відповідних управлінських рішень. Автоматична генерація звітів дає можливість до 30% зменшити витрати на звітність;
- Бібліотека шаблонів документів спрощує процес створення нових файлів з допомогою готових шаблонів із заданими налаштуваннями, що може заощадити до 80% часу при створенні нових документів;
- Гнучкі можливості інтеграції з системою CRM дають можливість до 70% зменшити кількість помилок в роботі з документами завдяки автоматизації передачі даних між ECM і CRM;
- Адаптивна мобільна версія та спільний доступ до документів. Можливість комфортної роботи з документами з будь-якого пристрою дозволяє не прив’язуватися до місця роботи та підвищувати ефективність співробітників за межами офісу до 45%.
- Впровадження СЕД на базі ECM. Сучасний бізнес поступово відмовляється від паперового документообігу не тільки в межах компанії, а і при взаємодії з іншими компаніями, фізичними особами чи інституціями. Саме тому СЕД (система електронного документообігу) в останні роки різко набирає популярності. Перевагою тут є не лише економія ресурсів на папері, фарбі та послугах логістики документів. СЕД надає можливість відстежувати статус документів у реальному часі, що підвищує прозорість процесів до 80%.
Progresia.ECM — це більше, ніж ефективний інструмент, це цілісна стратегія управління корпоративними знаннями та контентом, що дозволяє компаніям підвищити свою ефективність, знизити витрати та гарантувати безпеку збереження та швидкого обміну даними.