Электронный документооборот Решение для бизнеса
Цифровые технологии существенно влияют на развитие современного бизнеса. Эффективность бизнеса определяется, в значительной степени тем, насколько качественно используются современные технологические возможности для его развития. Одним из важных аспектов для успешного функционирования бизнеса является внедрение системы электронного документооборота, позволяющей автоматизировать обработку документов, повысить эффективность работы и снизить затраты.
Преимущества перехода на электронный документооборот
Сокращение времени на обработку документов. Автоматизация процессов существенно уменьшает необходимость использования ручной работы. Согласно исследованию международной организации AIIM, компании, которые внедрили электронный документооборот, сократили время обработки документов в среднем на 30-40%.
Снижение затрат. Переход на безбумажный офис помогает снизить расходы на бумагу, печать и хранение. Это, в свою очередь, по данным той же AIIM, может уменьшить затраты на управление документами на 20-25%.
Улучшение точности и безопасности. Автоматизация минимизирует риски, связанные с человеческим фактором. Возможность отслеживания и контроля электронных документов повышает уровень их безопасности и защищенности. По данным международной консалтинговой компании IDC, в среднем 7,5% бумажных документов теряются, и 3% из них никогда не находятся.
Доступность информации. Возможность получить доступ к любому документу из любой точки на карте или устройства. Согласно исследованию компании IDC, работники тратят до 30% рабочего времени на поиск необходимой информации при использовании бумажных документов, переход к электронной системе уменьшает это время в среднем в 6 раз.
Экологичность. Переход на электронный документооборот может уменьшить на 80-90% использование бумаги.
Компания Progresia предлагает бизнесу коробочное решение для управления документооборотом. Специализированное программное обеспечение, которое специалисты компании используют в своей внутренней работе, а также рекомендуют для бизнеса, поможет максимально эффективно использовать время и ресурсы.
Компания Progresia советует обратить внимание на 4 важных аспекта, которыми следует руководствоваться при выборе решения для перехода на цифровой документооборот:
определить потребности своего бизнеса;
оценить возможности интеграции выбранного решения;
обратить внимание на безопасность, которую предлагает решение;
сравнить и, при необходимости, протестировать несколько решений.
Почему стоит использовать решение от компании Progresia для системы электронного документооборота (СЭД)?
Возможность эффективного создания и хранения документов:
интуитивно понятный интерфейс;
возможность создания документов в различных форматах;
удобная система сохранения и организации работы.
Автоматизированный документооборот:
автоматизированная обработка документов;
гибкие настройки с распределением прав доступа и системы оповещений.
Надежность защиты данных:
шифрование и система контроля доступа гарантируют защиту информации;
аудит и отслеживание изменений обеспечивают целостность данных.
Управление версиями документов:
возможность создания нескольких версий документа;
возможность отслеживать изменения в документах.
Инструменты анализа и отчетности:
возможность отслеживания и анализа работы с документами;
возможность генерации отчетов, своевременного выявления и устранения неоптимальностей.
Шаблонизация документов:
большой выбор готовых шаблонов документов в библиотеке шаблонов программы;
возможность добавления собственных шаблонов.
Возможности интеграции с электронной почтой и CRM-системой:
упрощение обмена информацией через интеграцию с электронной почтой;
автоматизация через интеграцию с CRM-системой;
Удобный функционал поиска документов:
возможность фильтрации документов по ключевым параметрам;
наличие функций систематизации документов по категориям категориям и собственным меткам.
Возможности мобильного доступа:
технические возможности работы над документами с различных устройств;
гибкие настройки удобного совместного доступа к документам.
Эффективным может быть тот бизнес, в котором порядок возобладал над хаосом. Порядок начинается с автоматизации системы управления информацией. У нас нет рецептов для успеха того или иного бизнеса, но мы знаем, как автоматизировать документооборот, чтобы вы могли меньше отвлекаться на рутину и решать глобальные стратегические задачи.