Електронний документообіг: Рішення для бізнесу

04 Sep

Електронний документообіг: Рішення для бізнесу

admin Коментарі 0

Цифрові технології істотно впливають на розвиток сучасного бізнесу. Ефективність бізнесу визначається, в значній мірі тим, наскільки якісно використовуються сучасні технологічні можливості для його розвитку. Одним із важливих аспектів для успішного функціонування бізнесу є впровадження системи електронного документообігу, що дозволяє автоматизувати обробку документів, підвищити ефективність роботи та знизити витрати. 

Переваги переходу на електронний документообіг  

  1. Скорочення часу на обробку документів. Автоматизація процесів істотно зменшує необхідність використання ручної роботи. Згідно з дослідженням міжнародної організації AIIM, компанії, які впровадили електронний документообіг, скоротили час обробки документів у середньому на 30-40%. 

  2. Зниження витрат. Перехід на безпаперовий офіс допомагає знизити витрати на папір, друк та зберігання. Це, в свою чергу, за даними тієї ж AIIM, може зменшити витрати на управління документами на 20-25%. 

  3. Покращення точності та безпеки. Автоматизація мінімізує ризики, пов’язані з людським фактором. Можливість відстеження та контролю електронних документів підвищує рівень їхньої безпеки та захищеності. За даними міжнародної консалтингової компанії IDC, в середньому 7,5% паперових документів губляться, і 3% з них ніколи не знаходяться. 

  4. Доступність інформації. Можливість отримати доступ до будь-якого документу з будь-якої точки на карті чи пристрою. Згідно з дослідженням компанії IDC, працівники витрачають до 30% робочого часу на пошук необхідної інформації при використанні паперових документів, перехід до електронної системи зменшує цей час в середньому в 6 разів. 

  5. Екологічність. Перехід на електронний документообіг може зменшити на 80-90% використання паперу. 

 

Компанія Progresia пропонує бізнесу коробкове рішення для управління документообігом. Спеціалізоване програмне забезпечення, яке спеціалісти компанії використовують у своїй внутрішній роботі, а також рекомендують для бізнесу, допоможе максимально ефективно використовувати час та ресурси. 

Компанія  Progresia радить звернути увагу на 4 важливі аспекти, якими варто керуватися при виборі рішення для переходу на цифровий документообіг: 

  • визначити потреби свого бізнесу; 

  • оцінити можливості інтеграції обраного рішення; 

  • звернути увагу на безпеку, яку пропонує рішення; 

  • порівняти та, за необхідності, протестувати декілька рішень. 

Чому варто використовувати рішення від компанії  Progresia для системи електронного документообігу (СЕД)? 

Можливість ефективного створення та зберігання документів: 

  • інтуїтивно зрозумілий інтерфейс; 

  • можливість створення документів в різних форматах; 

  • зручна система збереження та організації роботи. 

Автоматизований документообіг: 

  • автоматизована обробка документів; 

  • гнучкі налаштування з розподілом прав доступу та системи оповіщень. 

Надійність захисту даних: 

  • шифрування та система контролю доступу гарантують захист інформації; 

  • аудит та відстеження змін забезпечують цілісність даних. 

Управління версіями документів: 

  • можливість створення декількох версій документа; 

  • можливість відстежувати зміни в документах. 

Інструменти аналізу та звітності: 

  • можливість відстеження та аналізу роботи з документами; 

  • можливість генерації звітів, своєчасного виявлення та усунення неоптимальностей. 

Шаблонізація документів: 

  • великий вибір готових шаблонів документів в бібліотеці шаблонів програми;

  • можливість додавання власних шаблонів. 

Можливості інтеграції з електронною поштою та CRM-системою: 

  • спрощення обміну інформацією через інтеграцію з електронною поштою; 

  • автоматизація через інтеграцію з  CRM-системою. 

Зручний функціонал пошуку документів: 

  • можливість фільтрації документів за ключовими параметрами; 

  • наявність функцій систематизації документів за категоріями категоріях та власних мітках. 

Можливості мобільного доступу: 

  • технічні можливості роботи над документами з різних пристроїв; 

  • гнучкі налаштування зручного спільного доступу до документів. 

     

Ефективною може бути той бізнес, в якому порядок взяв гору над хаосом. Порядок починається із автоматизації системи управління інформацією. У нас немає рецептів для успіху того чи іншого бізнесу, але ми знаємо, як автоматизувати документообіг, щоб ви могли менше відволікатися на рутину та  вирішувати глобальні стратегічні завдання.